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数据输入准确性：完美客户服务的重要提示

2024-06-18 强讯科技供稿浏览量：1549

关键字： 强讯科技呼叫中心客户关系管理系统 CRM CTI PMSI

摘要： 数据输入是联络中心的无名英雄，它默默地确保在正确的时间提供正确的信息，使您和您的同事能够为客户提供卓越的服务。

CTI论坛（ctiforum.com）(编译/老秦)：数据输入是联络中心的无名英雄，它默默地确保在正确的时间提供正确的信息，使您和您的同事能够为客户提供卓越的服务。

数据录入在联络中心中的作用

在联络中心，数据录入是提高运营效率的支柱。这是一个将客户数据、交互和查询准确输入和更新到系统中的过程，通常是联络中心软件、客户关系管理（CRM），或两者兼而有之。

座席的典型数据输入职责包括捕获各种类型的信息，包括客户统计、联系历史、反馈分数以及特定问题或请求。这些数据对于提供个性化和高效的客户服务至关重要。

例如，您将依靠准确的记录来了解客户在公司的历史，使您能够有效地调整您的响应。

除了促进个人互动，数据输入还支持更广泛的分析和报告。通过持续记录信息，您可以分析趋势，确定需要改进的领域，并衡量响应时间和解决率等指标。

提高数据输入准确性的14种方法

对于联络中心的数据系统，你不能采取一种一成不变的方法；座席需要采取主动的方法，通过以下步骤来提高数据输入的准确性：

1.在输入点仔细检查数据：在最终确定输入系统的信息之前，花点时间审查一下，减少出错的可能性。

2.数据素养培训：提供培训课程，提高座席对数据输入原则的理解，确保他们掌握准确性的重要性以及如何实现准确性。

3.检查数据重复和缺失条目：定期审查数据集，以识别和更正重复条目或任何缺失信息，保持数据库的完整性。

4.定期更新您的记录：通过安排定期审查和更新，确保记录保持最新，防止过时或不准确的信息影响决策过程。

5.将数据视为资产：灌输一种重视数据准确性并将其视为有价值资产的文化，强调高质量数据对业务运营和客户满意度的影响。

6.定义并遵循数据输入说明：为数据输入建立明确的指导方针和程序，确保所有座席的一致性并最大限度地减少错误。

7.实施数据输入模板：提供标准化的模板或表格，以简化数据输入过程，减少变化和错误的可能性。

8.报告不准确之处以进行根本原因分析：鼓励座席报告他们遇到的任何不准确之处，有助于识别潜在问题并实施纠正措施。

9.不要让数据输入任务让你的一天负荷过重：避免让座席承担过多的数据输入任务，因为疲劳或多任务处理会导致错误。

10.使用技术自动化数据提取：投资于自动化数据提取过程的工具或软件，最大限度地减少手动输入并降低人为错误的风险。

11.为数据工作流程的各个阶段设定明确的所有权：为数据输入工作流程的每个阶段分配明确的责任，确保整个过程的问责制和监督。

12.执行数据验证规则：执行验证规则以标记和防止错误的数据输入，最大限度地减少人为错误对数据质量的影响。

13.安排数据报告进行定期审查：制定审查数据报告的时间表，及时发现任何不一致或异常情况，以便及时采取纠正措施。

14.对数据输入实施基于角色的访问：根据角色和职责限制对数据输入功能的访问，确保只有授权人员才能对数据库进行更改，从而提高安全性和准确性。

用座席软技能支持数据输入的准确性

数据输入的准确性依赖于技术熟练度和软技能。为了通过高质量的数据支持卓越的客户服务，座席应具备：

1、注重细节

注意细节意味着仔细审查输入的每一条信息，验证其准确性，并识别任何错误或不一致之处。高度关注细节的座席将能够最大限度地减少不准确的风险。

2、认真

有责任心的人在处理任务时勤奋而彻底，尽力完成任务。在数据输入的背景下，认真意味着在向系统输入信息时要一丝不苟。在工作中表现出认真负责的专业人士更倾向于仔细检查工作的准确性。

3、问责制

负责任意味着承认错误，并采取措施及时纠正。负责数据输入任务的专业人员将积极主动地确保准确性，并愿意在需要时寻求帮助或澄清。

4、时间管理和组织

具有强大的时间管理和组织技能的座席可以有效地处理大量数据，同时保持准确性。他们还可以有效地管理工作负载，确保及时完成数据输入任务而不牺牲质量。

联络中心坏数据的成本

想象一下，你是处理客户电话的一线座席，由于数据不好，信息不准确或不完整。这不仅会让客户感到沮丧，而且会延长互动时间，因为你很难找到正确的细节。

此外，糟糕的数据可能会在整个组织中产生连锁反应。它可能会扭曲分析和报告，导致基于错误见解的误导性商业决策。通过从一开始就投资于数据输入的准确性——通过遵循我们分享的14个技巧——公司可以释放新的机会，避免这种不利的结果。

强讯转自CTI论坛
2024年6月18日
CTI论坛网址：https://mp.weixin.qq.com/s/pV3n6Zd1-VZGd5nPb62VhA
作者：Anwesha Roy
原文网址:https://www.cxtoday.com/contact-centre/data-entry-accuracy-15-essential-tips-for-impeccable-customer-service/

数据输入准确性：完美客户服务的重要提示

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