呼叫中心简介 - 强讯科技

    呼叫中心(Call Center)又称为“客户服务中心”，它是指企业利用现代通信手段集中处理与客户交互过程的机构。用于不同目的的呼叫中心所采用的技术的复杂性可以有很大的区别，不同呼叫中心的功能也会有很大的差别。
   呼叫中心通常会利用计算机通讯技术，处理来自企业顾客的电话垂询，尤其具备同时处理大量话务的能力，还具备主叫号码显示功能，可将来电自动分配给具备相应技能的人员处理，并能记录和储存所有来话信息。

   典型的呼叫中心一般由程控交换机（PBX）、自动呼叫分配（ACD）、交互式语音应答（IVR）、计算机语音集成(CTI）、呼叫管理系统(CMS）、客户关系管理(CRM）、在线录音系统（Call Logging）等组成。座席员的典型工作方式是，戴着耳麦，面前摆放着已联网的微机，一边通过电话与客户通话，一边录入或修改与客户有关的数据。呼叫可由客户发起，也可由呼叫中心发起。电话仍然是呼叫中心与客户联络的主要方式，但也不局限于此，有的呼叫中心还提供其他的接入渠道，如VOIP、微信、网上呼叫、文本交谈、自动传真、Email回复等。

    CallThink 呼叫中心系统主要组成部分有如下几点：

1、客户服务中心基础平台

   呼叫中心通信平台，包含了交换机(PBX)、CTI服务器、IVR服务器、传真服务器、全程录音设备等几个部分，是客服中心实施的基础。
    1）、交换机(PBX)是指程控交换机，程控用户交换机，电话交换机，集团电话等。PBX是现代办公常用的电话通讯管理手段的一种，使电话管理者可集团性管理外线来电与内线呼出。
    2）、CTI服务器是一台与交换机相联的计算机，是整个Call Center的核心，它将电话交换系统和计算机系统有机地结合起来，充分利用交换机话路交换功能和计算机系统数据处理功能。不仅可以接收来自交换机的呼叫信息(如呼叫电话号码等)，同时可以通过计算机有效地控制交换机的呼叫处理，包括呼叫转移、呼叫中止、智能呼出等服务。它通过接收来自交换机的事件/状态消息和向交换机发送命令，实现计算机对电话、呼叫、分组、引导和中继线全面控制, 全面管理整个呼叫中心。同时，CTI服务器屏蔽了交换机与计算机之间复杂的通信协议，向上提供统一的编程接口，使开发人员能够方便地开发呼叫中心的各类应用。
    3）、IVR(交互式语音响应)是呼叫中心的重要组成部分，主要用于为用户电话来访提供语音提示，引导用户选择服务内容和输入电话事务所需的数据，并接受用户在电话拨号键盘输入的信息，实现对计算机数据库等信息资料的交互式访问。IVR可以取代或减少话务员的操作，达到提高效率、节约人力、实现24小时服务的目的。同时也可方便用户，减少用户等候时间，降低电话转接次数。
    4）、传真服务器是由软件+硬件（Fax Modem或传真卡）组成的。使用企业原有的电话线路，不需要上网，实现所有员工在自己电脑上共享传真服务器收发传真。
    5）、全程录音的主要涉及到在线录音系统（Call Logging），是指一旦用户开始通话，系统自动启动录音功能，（注：用户也可以设置按某一按键启动录音、采用声音控制方式来启动录音，或由系统管理员控制启动录音），并可在设定的时间段内录音，显示磁盘容量等信息。通话结束后，系统自动将录音内容及日期时间存入硬盘相应的路径，以备查询。

2、业务系统客户业务应用（CRM）

   客户关系管理（CRM）(Customer Relationship Management)，即客户关系管理。这个概念最初由Gartner Group提出来，而在最近开始在企业电子商务中流行。CRM的主要含义就是通过对客户详细资料的深入分析，来提高客户满意程度，从而提高企业的竞争力的一种手段。
   客户关系管理（CRM）的核心思想是将企业的客户（包括最终用户、分销商、合作伙伴）作为最重要的企业资源，通过完善的客户服务和深入的客户分析来满足客户的需要，保证实现客户的终生价值。它实施于企业的市场营销、销售、客户、技术支持等领域，宗旨在于改善企业和客户的关系。通过向企业的销售、市场和客户服务的专业人员提供全面的、个性化的客户资料，并强化跟踪服务、信息服务能力，使他们能够协同建立和维护一系列与客户和生意伙伴之间的卓越有效的一对一关系，从而使企业得以提供更快捷和周到的服务，提高客户的满意度，进而增加营业额。

3、运营管理平台

   质量检验通过技术手段，可以对业务员的工作量、服务态度、技能水平、工作效率等业务能力进行考察；通过实时监测，录音监听等手段，可以抽查业务员处理业务的每一个细节，为掌控整个客服中心的服务水平技术上的支持。
   业务统计报表可以从业务量、工作效率、系统使用率、座席繁忙率、用户地域分布、客户资源挖掘等多方面着手，提供给管理人员详尽、真实的第一手材料，为合理使用人力、物力资源，提高客服中心的接通率提供依据。
   业务统计报表也就是呼叫管理系统（CMS），他是指：各种信息进行统计、分析，如按时间统计产品需求率；按区域统计某种型号产品投诉率；按产品统计某个部件的故障率；数据库营销按区域调查用户满意度等等。对统计结果以柱形图、盘形图的形式加以分析，为管理部门提供强有力的决策依据。此系统可按需量身定制，以适应使用者的特殊需求，功能强大。系统管理　综合管理功能主要包括数据统计、运行性能、坐席权限及座席管理等方面。管理员可以对所有话务座席和终端的状态进行监视和汇总，调整话务员分组和配置，增加、删除或修改话务员名称、口令以及权限。

4、多媒体呼叫中心平台

   多媒体呼叫中心平台包含：手机短信、微信、APP、在线客服系统、WebCall回叫和网上文本交谈呼叫（CHAT）、语音服务(查看接收语音留言等)、传真服务(查看接收传真、发送传真、地址薄管理等)、移动电话短消息服务(接收SMS、发送SMS等)、Email服务(查看接收Email、发送Email等)
   在线客服系统是多媒体融合呼叫中心模块的子部分，是一种网站客服系统应用模式，将传统的网站静态信息展示与IM即时互动功能结合起来，在网站上嵌入沟通客户端，使浏览网站的客户可与企业的客服坐席进行实时的互动沟通，这种沟通是基于即时消息，文本传输、远程共享等。也可以是语音、视频。客户不需要安装额外的客户端，只需要能上网就行。
   线客服系统可以与语音呼叫中心整合起来，实现包括即时消息、语音、视频、电话、短信、邮件等方式的互动交流，打通企业内部各部门之间、客服部门与客户之间的沟通交流环节，实现内外沟通的一体化。

5、主动服务外拨系统

   系统首先接通座席的电话然后再拨客户号码。等待接通过程之后，话务员或者可以和客户通话，或者因为占线、无人应答、空号、线路故障等原因而放弃。
   将整个过程自动化，计算机选择要拨的客户并开始拨号。所有无效的呼叫：如忙音、无应答、机器接听都将被跳过，不接通话务员。如果客户应答，呼叫将迅速转给一个话务员，如果因为某种原因：忙、无人接，呼叫无法送到话务员。就将号码放入一个新的联系名单等待合适的时间再拨。
   预测拨出使用复杂的数学算法考虑多种因素，如可用的电话线路数、可用接线员数、无法接通期望座席的概率等。预测拨出发出的呼叫往往比话务员处理的要多，它为话务员节省了大量查号、拨号、等待震铃的时间，从而大大提高效率。

   呼叫中心按其采用的接入方式不同，通常分成如下两种类型：

1、基于交换机的呼叫中心

   该方案采用具有CTI接口的交换机作为前置排队机，配合CTILink和IVR服务器，实现呼叫中心的全部功能。

   系统结构框图如下所示：


   
   在该系统中呼叫的处理由交换机和IVR相互配合共同完成。
   自动呼叫分配（ACD）系统是现代呼叫中心有别于一般的热线电话系统和自动应答系统的重要标志，其性能的优劣直接影响到呼叫中心的效率和顾客的满意度。系统中，ACD可以成批地处理来话，并将这些来话按规定路由传送给具有类似职责或技能的业务组的业务代表。各组业务代表被组成“连选组”，来话则按“先进先出”的次序分配给“最空闲的业务代表”。
   CTI Server是系统的核心部件，它通过交换机的CTI Link获取交换机的状态并实现对交换机的控制。它是一个将计算机网络与电话网紧密联系的纽带。
   客户的自动语音和传真服务由IVR（自动语音互答系统）完成。自动语音或自动传真可使客户呼叫分流，或由不同业务代表提供不同服务的客户呼叫分流，个性化服务与最适合的人回答问题，呼叫中心采用呼叫引导和呼叫提示功能，使有特定需求的问讯者被引导到最适合应答此类需要的业务座席；
   客户关系管理（CRM）功能在每一台Agent工作站上实现。实时的用户资料显示，通过DNIS和ANI，呼叫中心将在建立路由的同时，启动数据库系统，将客户资料同步显示在业务代表的电脑上；实时信息管理，呼叫中心能够对呼叫及响应的数据进行实时存储、统计、输出，并且具备生成各种报表的能力。系统要能够尽可能地提供完备的通话记录，以便于进行各种分析，包括呼叫中心本身的服务状况及在为客户服务的过程中获得的信息分析。

2、基于软交换的呼叫中心

   该方案采用以CTI技术为核心，在无程控交换机的情况下，通过服务器、板卡和软件系统，将计算机网络和通信网紧密结合起来，电话接入、ACD、IVR、座席电话管理由一台服务器完成，支持多媒体的接入。

   系统结构框图如下所示：


   
   系统完全基于CTI，由电话语音处理卡、服务座席卡、高性能的工控机、企业级专用服务器组成呼叫处理系统。通过标准电话总线实现从无阻塞电路交换及话务分配。由于这种呼叫处理系统本身就是一个计算机网络，所以很容易将其接入数据库系统，使服务人员同时得到电话和计算机数据两种资源。
   CallThink CTI应用平台使得CTI技术的各方面应用可以综合到一个系统中，系统规模和综合处理能力出现了一个飞跃。

1、呼叫中心的意义

   随着九十年代电信技术和计算机技术的迅猛发展，以CTI技术为核心，将计算机网络和通信网紧密结合起来，成为第三代呼叫中心主要特征，现在，各行各业都有越来越多的人们意识到呼叫中心的重要性，并且在使用类似的电话呼叫中心为用户提供服务。随着全球网络技术，特别是互联网技术的迅猛发展，呼叫中心系统逐渐由普通电话走向了网络技术，其通信手段是传统电话、IP电话、网络站点和电子邮件、微信的集合。随着互联网的发展与普及，与因特网应用相关的技术也得到快速发展，呼叫中心呈现出多媒体化、分布式的发展趋势。于是，支持多媒体接入的呼叫中心，也就应运而生。
   呼叫中心对于任何面向用户的企业都具有特别重要的意义，而不是仅仅局限于电信行业。当今世界随着技术的进步，降低了进入市场的投资，从而导致了市场竞争的日趋激烈。在这时，客户服务将成为关键的差别，企业的最终成功取决于服务。而与高质量的服务人员相比，呼叫中心不仅节省了资金又能提供多样化的宣传服务和规范服务。

2、呼叫中心带来的好处

   2.1 提升良好的企业形象
   建立呼叫中心，意味着企业有着统一的办公环境、统一的业务流程，以及统一的对外形象，呼叫中心的建立，其本身就是企业实力的一种展现，这有利于提升企业的形象。
   2.2 高效方便的处理所有电话
   呼叫中心的核心便在于电话处理，当一个电话进入呼叫中心后系统能很快的进行响应，并能把这个电话按照某种设定好的规则分配给相应的座席，避免了电话沟通中找人的时间浪费。此外呼叫中心支持多种终端接入方式，包括普通电话、电脑+耳麦、IP话机等方式。
   2.3 降低企业运营及管理成本
   当所有的业务都在电话中进行，或者通过呼叫中心结合相关设备来开展业务(比如派工)，企业可以高效快捷的应付业务需要，降低运营成本，呼叫中心的话务统计、座席监控等，也能让管理工作变得轻松和方便，我们随时可以了解员工工作情况。
   2.4 提升客户满意度
   迅速快捷的响应、VIP绿色通道、个性化的专人服务，让客户的问题在第一时间得到解决，直接提升着客户的满意度。
   2.5 发掘市场机会，创造良好的效益
   这一点在营销中是最明显的，呼叫中心的外呼系统的使用，能大幅提升电话拨打效率，较之于传统的手工拨号，能提升3—4倍的效率，这意味着我们能成倍增加我们的目标客户市场，从中发掘机会。